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Prise de rendez-vous téléphonique pour vos commerciaux

Vos commerciaux vendent mieux qu’ils ne calent des agendas. Pour la prise de rendez-vous téléphonique, l’agent appelle les contacts qui ont demandé à être recontactés, vérifie qu’il y a un vrai projet et pose le rendez-vous au bon créneau, avec la bonne personne. Le commercial ouvre son agenda le matin et trouve des rendez-vous qualifiés, chacun avec son brief. C’est un callbot de prise de rendez-vous branché sur votre CRM, pas une liste d’appels à froid.

  • Appel des contacts entrants
  • Rendez-vous dans l’agenda commercial
  • Brief écrit avant le rendez-vous
Centre de contacts de nuit, casques posés sur les bureaux, une onde vocale lumineuse

Ce que l’agent prend en charge

  • Appel des demandes de contact

    Quelqu’un remplit un formulaire ou laisse sa carte sur un salon. L’agent le rappelle dans le délai que vous fixez.

  • Vérification du besoin

    Quelques questions de votre grille pour s’assurer que le rendez-vous vaut le déplacement du commercial.

  • Choix du commercial et du créneau

    Il choisit le commercial selon vos règles (secteur, produit, taille du compte) et ne propose que des créneaux libres.

  • Confirmation et report

    Il rappelle la veille pour confirmer, ou reprend un rendez-vous annulé pour le replacer.

Exemple d’appel : une démonstration planifiée

L’agent rappelle une responsable des achats qui a demandé une démonstration sur le site la veille.

  1. Agent

    Bonjour, madame Petit ? Je suis l’assistant vocal IA de la société Horizon Logiciels. Vous avez demandé hier une démonstration, je vous appelle pour la planifier. Avez-vous deux minutes ?

  2. Appelant

    Euh… oui, allez-y.

  3. Agent

    Pour que le commercial prépare la rencontre : combien de personnes utiliseraient l’outil chez vous ?

  4. Appelant

    Alors… une quinzaine, je dirais. Sur deux sites.

  5. Agent

    Et vous visez une mise en place dans quel délai ?

  6. Appelant

    Avant la fin du trimestre, idéalement.

  7. Agent

    Merci. Thomas Garnier suit les entreprises de votre région. Il peut venir vous présenter l’outil jeudi à 10 h ou vendredi à 14 h.

  8. Appelant

    Jeudi 10 h. Mon directeur financier sera peut-être là.

  9. Agent

    Je l’indique à Thomas. Pouvez-vous me confirmer l’adresse du rendez-vous ?

  10. Appelant

    Zone des Glycines, bâtiment B, à l’accueil.

  11. Agent

    C’est posé : Thomas Garnier vous retrouvera jeudi à 10 h, bâtiment B. Bonne journée, madame Petit.

Une semaine de prise de rendez-vous

Les demandes arrivent quand les commerciaux sont en clientèle. L’agent les rappelle pendant qu’elles sont encore chaudes.

  1. Lundi, 9 h : les formulaires du week-end

    Une dizaine de demandes de démonstration attendent depuis samedi. L’agent rappelle chaque contact, pose les questions de votre grille et cale les rendez-vous qualifiés dans les agendas de la semaine.

  2. Mercredi, 15 h : l’équipe est en rendez-vous

    Un prospect rencontré sur un salon rappelle le numéro de sa carte. Personne n’est au bureau : l’agent décroche, vérifie son besoin et lui propose un créneau avec le commercial de son secteur.

  3. Jeudi, 17 h : la confirmation de la veille

    L’agent appelle les contacts attendus vendredi. L’un d’eux a un empêchement : le rendez-vous est déplacé à mardi, et le commercial retrouve le nouveau créneau dans son agenda.

Ce qu’il recueille, et où il l’écrit

Le commercial arrive au rendez-vous en sachant pourquoi il est là.

  • Rendez-vous

    Posé dans l’agenda du commercial, avec l’adresse ou le mode de rendez-vous convenu avec le contact.

  • Brief de rendez-vous

    Le besoin, les interlocuteurs, le délai. Tout est sur la fiche du CRM avant le rendez-vous.

  • Statut du contact

    Le contact change d’étape dans le CRM selon l’issue de l’appel.

Points d’intégration

  • CRM

    Lecture du contact et de son historique, écriture du brief et du statut.

  • Agendas des commerciaux

    Disponibilités réelles, règles d’attribution et pose du rendez-vous.

  • Formulaires et outils marketing

    Déclenchement de l’appel quand une nouvelle demande arrive.

Contraintes propres à la prise de rendez-vous

  • Démarchage téléphonique

    Nous partons des contacts qui ont demandé à être rappelés. Pour tout appel vers des particuliers, le consentement, les listes d’opposition et les horaires se cadrent avec vous avant tout lancement.

  • Transparence

    L’agent annonce qu’il est une IA dès le début de l’appel (AI Act, article 50).

  • Respect du refus

    Un refus clair met fin à l’appel et au cycle de rappel. Le nombre de tentatives est fixé avec vous.

Essayez ce scénario au téléphone

La démo joue un rappel de prospect générique : vous avez laissé vos coordonnées, l’agent vous rappelle, qualifie votre demande et peut proposer un rendez-vous.

Qualification de leads

Lucas rappelle un prospect d’Optima Solutions, éditeur fictif de logiciel de planning : besoin, taille d’équipe, délai, budget, décideur.

Questions fréquentes

L’agent fait-il de la prise de rendez-vous à froid ?

Nous le déployons d’abord sur des contacts entrants ou des personnes qui ont demandé à être rappelées. Les appels non sollicités vers des particuliers sont très encadrés : le cadre se vérifie avec vous avant d’en parler.

Comment choisit-il le commercial ?

Selon vos règles d’attribution : secteur, produit, type de client, rotation. Il ne propose que des créneaux réellement libres dans l’agenda concerné.

Le commercial sait-il à quoi s’attendre ?

Oui. Un brief est écrit dans le CRM avec le besoin, le délai et les interlocuteurs, en plus du résumé de l’appel.

Et si le contact veut changer de date ?

Il peut rappeler, ou l’agent le recontacte selon vos règles. Le rendez-vous est déplacé dans l’agenda du commercial.

Combien de contacts l’agent peut-il appeler par jour ?

Le volume se dimensionne avec vous, selon vos sources de contacts et le nombre de commerciaux à alimenter. Les plages d’appel et le nombre de tentatives par contact restent fixés par vos règles.

Le rendez-vous peut-il se faire en visio ?

Oui. Le commercial se déplace, appelle ou fait une visio, selon vos règles et le choix du contact. L’agent note le mode retenu dans l’agenda, avec le brief.

Un callbot peut-il remplacer un téléprospecteur pour la prise de rendez-vous ?

Il prend le travail répétitif : rappeler les demandes entrantes, poser les mêmes questions, chercher un créneau libre. Vos commerciaux et vos chargés d’affaires gardent la relation, les comptes sensibles et les négociations. Une fois le rendez-vous signé, la relance des devis peut suivre le même chemin.

Combien de temps pour lancer une prise de rendez-vous téléphonique par IA ?

Le délai et le coût se cadrent avec vous. Ils dépendent du CRM et des agendas à brancher, de votre grille de qualification et du cadre d’appel à valider pour les particuliers.

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Les cas d’usage

Des agendas commerciaux remplis par les bons rendez-vous

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