Contactez-nous

Standard téléphonique IA : une réceptionniste IA à chaque appel

Un appel sans réponse, c’est un client qui rappelle, ou qui appelle quelqu’un d’autre. Notre standard téléphonique IA décroche, comprend la demande, prend un message complet, pose un rendez-vous ou transfère l’appel à la bonne personne. Une réceptionniste IA pour le débordement, la pause de midi et le soir.

  • Accueil des appels entrants
  • Messages et rendez-vous
  • Permanence téléphonique hors horaires
Accueil d’entreprise de nuit, une onde vocale lumineuse au-dessus du téléphone du standard

Les appels qu’il prend

  • Accueil et orientation

    Il identifie la demande et le service concerné, puis transfère l’appel si votre téléphonie le prévoit.

  • Prise de message

    Nom, société, motif, numéro et moment de rappel. Un message complet, rangé pour la bonne personne.

  • Rendez-vous

    Il propose des créneaux libres et pose le rendez-vous dans l’agenda.

  • Permanence téléphonique

    Le soir, le week-end ou en débordement, il remplace la messagerie par une vraie réponse.

Exemple d’appel : un contact en réunion

Une fournisseuse appelle le groupe Atlantis, entreprise fictive, à 14 h 05 pour joindre le responsable des achats.

  1. Agent

    Groupe Atlantis, bonjour. Je suis Clara, l’assistante vocale IA de l’accueil. Qui souhaitez-vous joindre ?

  2. Appelant

    Bonjour, je voudrais parler à monsieur Garnier, aux achats.

  3. Agent

    Monsieur Garnier est en réunion jusqu’à 15 h. C’est à quel sujet ?

  4. Appelant

    Une livraison de palettes qui n’est pas arrivée. Nadia Roux, des Transports Ribeiro.

  5. Agent

    Merci, madame Roux. Je peux vous passer son assistante, ou monsieur Garnier vous rappelle. Vous préférez ?

  6. Appelant

    Qu’il me rappelle, c’est lui qui suit le dossier.

  7. Agent

    Très bien. Il vous rappelle sur ce numéro ? Et plutôt à quelle heure ?

  8. Appelant

    Oui, c’est mon portable. Avant 17 h, si possible.

  9. Agent

    C’est noté : rappel de madame Roux, Transports Ribeiro, avant 17 h, pour la livraison de palettes. Il aura le message en sortant de réunion.

  10. Appelant

    Parfait, merci.

  11. Agent

    Bonne fin de journée, madame Roux.

Trois moments où le standard sonne dans le vide

  1. 9 h 10 : un visiteur au comptoir

    L’hôtesse accueille un client. Le téléphone sonne. L’agent prend l’appel en débordement, oriente vers le bon service ou prend le message.

  2. 12 h 30 : la pause de midi

    L’accueil est vide pendant une heure. L’agent décroche, répond sur les horaires et l’adresse, et pose les rendez-vous dans l’agenda.

  3. Vendredi, 18 h 15 : après la fermeture

    Un client appelle pour une commande. L’agent prend la demande et un créneau de rappel. Lundi matin, l’équipe trouve chaque appel par écrit.

Ce qu’il note pour l’équipe

Chaque appel laisse une trace écrite. Fini le post-it collé sur l’écran.

  • Message structuré

    Nom, motif, numéro de rappel et résumé, rangés dans votre outil pour le destinataire prévu.

  • Rendez-vous

    Posé dans l’agenda concerné, avec le motif de l’appel.

  • Journal des appels

    Motif, suite donnée, résumé et transcription, consultables par l’accueil ou dans le CRM.

Ce qu’on branche

  • Téléphonie

    Les appels sont renvoyés depuis votre standard actuel, en permanence, en débordement ou à certaines heures. Le mode de renvoi se règle avec votre opérateur.

  • Agendas

    Disponibilités des collaborateurs et pose des rendez-vous.

  • Annuaire interne et CRM

    Qui appelle, qui joindre, et la trace du contact.

Contraintes propres à l’accueil

  • Appels sensibles

    Une réclamation vive ou une urgence passe à une personne, selon la règle que vous fixez.

  • Il dit qu’il est une IA

    L’appelant l’entend dès la première phrase (AI Act, article 50).

  • Le ton de la maison

    Formules d’accueil, vouvoiement, voix. Tout se règle pour ressembler à votre accueil actuel.

Essayez ce scénario au téléphone

Vous appelez le standard du groupe Atlantis, une entreprise fictive. Clara identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Accueil téléphonique

Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Accueil client

Alicia vous accueille et identifie votre demande, comme à un guichet.

Questions fréquentes

Une réceptionniste IA peut-elle remplacer notre standard ?

Elle prend d’abord les appels que personne ne prend aujourd’hui : débordement, pause de midi, soirées, week-ends. Vous commencez par là, puis vous élargissez si vous le souhaitez.

Faut-il changer de numéro ?

Non. Vos appels sont renvoyés vers l’agent depuis votre téléphonie actuelle. Le mode de renvoi se règle avec votre opérateur.

Quelle différence avec un standard téléphonique externalisé ?

Un standard externalisé confie vos appels à des personnes à distance, qui prennent des messages. L’agent prend aussi les messages, et il lit et écrit dans vos outils : agenda, CRM, annuaire.

L’agent peut-il transférer l’appel à un collaborateur ?

Oui, si votre téléphonie le permet. Les règles de transfert (qui, quand, pour quel motif) se définissent avec vous.

Qu’est-ce qu’un standard téléphonique IA ?

Un accueil téléphonique tenu par un agent vocal IA. Il décroche, comprend la demande formulée librement, puis oriente, prend un message ou pose un rendez-vous, comme une hôtesse d’accueil.

Un standard téléphonique IA convient-il à une PME ?

Oui, quand le volume d’appels gêne déjà l’équipe et qu’il y a un agenda ou un CRM à brancher. Pour quelques appels par jour, une simple messagerie suffit souvent.

Combien d’appels la réceptionniste IA prend-elle en même temps ?

Plusieurs, sans file d’attente. La capacité se dimensionne avec vous selon vos pics d’appels.

Que fait l’agent s’il ne comprend pas la demande ?

Il reformule et pose une question plus simple. Si la demande reste floue, il prend un message détaillé ou transfère l’appel à une personne. Pour une permanence téléphonique hors horaires, le message est relu dès l’ouverture.

Les autres cas d’usage

Une réponse à chaque appel entrant

Parlons de vos horaires, de vos volumes et de vos outils. Nous vous dirons comment l’agent s’y insère. Réservez un échange de 30 minutes avec un expert pour en discuter.

Contactez-nous