Un secrétariat vétérinaire IA pour cliniques et cabinets
Votre ASV encaisse un client, prépare un sac d’aliment, et le téléphone sonne encore. L’agent vocal prend le secrétariat vétérinaire au téléphone. Il pose les rendez-vous, répond aux questions simples et passe tout de suite les urgences à l’équipe.
- Consultations et vaccins
- Urgences au vétérinaire de garde
- Messages complets pour l’équipe
Les appels qu’il prend
Rendez-vous
Consultation, rappel de vaccin, stérilisation, contrôle après chirurgie. L’agent pose un créneau de la bonne durée, chez le bon vétérinaire.
Urgences
Animal renversé, intoxication, détresse respiratoire. Il ne cherche pas de créneau. Il transfère au vétérinaire de garde ou donne le numéro d’urgence que vous avez choisi.
Nouvelles d’un animal hospitalisé
Le propriétaire veut savoir comment va son chien. L’agent prend le message, l’équipe rappelle avec les nouvelles.
Commandes et renouvellements
Aliment, antiparasitaire, traitement à renouveler. Il note la demande. L’équipe la prépare ou la fait valider par le vétérinaire.
Exemple d’appel : le rappel de vaccin du chat
Un propriétaire appelle un samedi à 9 h 15. Son chat doit refaire son vaccin.
- Agent
Clinique vétérinaire des Mûriers, bonjour. Je suis l’assistant vocal de la clinique, une IA. Je vous écoute.
- Appelant
Bonjour… oui, c’est pour le vaccin de mon chat, c’est le moment de le refaire je crois.
- Agent
Très bien. C’est à quel nom, et comment s’appelle votre chat ?
- Appelant
Julien Perrin. Et lui c’est Moka.
- Agent
Je vois Moka. Le docteur Lambert peut le voir mardi à 18 h 20, ou mercredi à 11 h.
- Appelant
Mardi soir, c’est mieux. Ah, et il me faudrait aussi ses croquettes, les mêmes que d’habitude.
- Agent
Je laisse la demande à l’équipe pour qu’elle les prépare pour mardi.
- Appelant
Super. Bon, il mange un peu moins depuis hier… c’est grave, vous pensez ?
- Agent
Je ne peux pas vous répondre sur sa santé. Je le note pour le docteur Lambert. S’il ne mange plus du tout, vomit ou respire mal, rappelez-nous et je vous passe le vétérinaire de garde.
- Appelant
D’accord, merci beaucoup.
- Agent
Je vous en prie. Moka est attendu mardi à 18 h 20. Bonne journée, monsieur Perrin.
La semaine d’une clinique vétérinaire au téléphone
Rappels de vaccin, chirurgies, urgences du soir. Chaque moment de la semaine a sa règle, et l’agent la suit.
Lundi, 8 h : les rappels de vaccin
Les propriétaires ont vu la date sur le carnet pendant le week-end et appellent à l’ouverture. L’agent pose chaque vaccin chez le bon vétérinaire, sur un créneau de la bonne durée. L’ASV s’occupe de la salle d’attente.
11 h 30 : le vétérinaire au bloc
Une stérilisation est en cours et l’ASV aide au bloc. Un client demande si son chien opéré hier peut rentrer. L’agent prend le message avec le nom de l’animal, l’équipe rappelle avec les nouvelles.
Samedi, 22 h : un chien a mangé du chocolat
Le propriétaire est affolé. L’agent reconnaît un signe d’urgence défini avec vos vétérinaires et transfère au vétérinaire de garde, ou donne le numéro d’urgence prévu. Aucun créneau, aucun avis sur la quantité avalée.
Ce qu’il note pour l’équipe
Plus besoin de rappeler pour redemander le nom du chat.
Propriétaire et animal
Nom du propriétaire, nom, espèce et âge de l’animal, numéro de rappel.
Rendez-vous ou demande
Inscrit dans l’agenda avec le motif, ou laissé en message dans votre logiciel vétérinaire.
Résumé de l’appel
Transcription et résumé, rattachés au dossier de l’animal si votre logiciel le permet.
Ce qu’on branche
Logiciel de gestion vétérinaire
Agenda, dossier de l’animal, dates de vaccins. À condition que votre logiciel ouvre une interface.
Planning de garde
L’agent sait qui est de garde ce soir et lui transfère les urgences.
Téléphonie
Renvoi en débordement ou hors horaires, transfert vers l’accueil ou le vétérinaire de garde.
Ce que l’agent ne fait pas
Aucun avis vétérinaire
Ni diagnostic ni posologie. Une question sur l’état de l’animal devient un message pour le vétérinaire.
Pas de créneau pour une urgence
Les signes d’urgence que vous définissez déclenchent un transfert immédiat.
Données des clients
Où sont stockées les coordonnées et ce que l’agent conserve, vous le décidez avec nous.
Il dit qu’il est une IA
Le propriétaire l’entend dès la première phrase (AI Act, article 50).
Essayez ce scénario au téléphone
La démo joue un accueil téléphonique générique, sans scénario vétérinaire. Appelez. L’agent comprend votre demande et prend votre message avec un créneau de rappel.
Accueil téléphonique
Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.
Questions fréquentes
Que fait l’agent quand un propriétaire appelle pour une urgence ?
Il repère l’urgence d’après les signes définis avec vos vétérinaires. Puis il transfère au vétérinaire de garde ou donne le numéro prévu. Il ne propose pas de rendez-vous.
Peut-il dire quelle dose donner à un animal ?
Non. Il ne donne ni dose ni avis. La question part au vétérinaire.
Un secrétariat vétérinaire IA convient-il à un groupe de cliniques ?
Oui, c’est là qu’il rend le plus de services. Plusieurs sites, plusieurs agendas, un planning de garde commun, des règles écrites pour chaque clinique.
Les appels sont-ils traités en Europe ?
Oui. La reconnaissance vocale, le modèle de langage et la synthèse vocale tournent dans l’Union européenne. Le stockage des transcriptions se décide avec vous.
Peut-on garder le numéro de la clinique vétérinaire ?
Oui. Votre téléphonie renvoie les appels vers l’agent quand vous le voulez : en débordement, le midi, le soir. Vos clients composent le même numéro.
Un standard téléphonique vétérinaire IA répond-il la nuit ?
Oui. La nuit et le week-end, il prend les rendez-vous et les messages. Pour une urgence, il suit votre organisation de garde.
Un agent vocal peut-il remplacer une ASV au téléphone ?
Non. Il prend les appels que l’ASV ne peut pas décrocher : pendant l’accueil, au bloc, le soir. Le conseil au comptoir, les propriétaires inquiets et les cas délicats restent à l’équipe.
Combien coûte un secrétariat vétérinaire IA ?
Le prix se cadre avec vous, d’après le nombre de sites, le volume d’appels et les outils à brancher. Pour un cabinet dentaire ou un kinésithérapeute, la logique est la même : on chiffre après avoir vu vos appels.
Les secteurs proches
- Cabinet dentaireL’assistante est au fauteuil. L’agent décroche et pose le rendez-vous.Voir le secteur
- Clinique privéeChaque appel part vers le bon service, et les rendez-vous de consultation se posent au premier appel.Voir le secteur
- KinésithérapeuteVous êtes avec un patient, le téléphone sonne. L’agent décroche et planifie la série de séances.Voir le secteur
- Secrétariat médicalPrendre les rendez-vous dans l’agenda du cabinet, gérer les annulations et orienter les urgences vers le 15.Voir le secteur
Les cas d’usage
- Qualification de leadsRappeler chaque lead entrant pendant qu’il est chaud, qualifier son besoin et le transmettre au commercial.Voir le cas d’usage
- AssurancePrendre les déclarations de sinistre, répondre sur un contrat et laisser un dossier complet au gestionnaire.Voir le cas d’usage
- Support informatiqueQualifier les incidents au téléphone, créer le ticket dans votre outil ITSM et répondre aux demandes simples.Voir le cas d’usage
- Accueil téléphoniqueUn standard téléphonique IA qui décroche à chaque appel, identifie la demande et prend message ou rendez-vous.Voir le cas d’usage
- RecrutementPréqualifier les candidats au téléphone et écrire leurs réponses dans l’ATS. Le moteur de Delectus.Voir le cas d’usage
L’accueil est plein, le téléphone est quand même décroché
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