Un secrétariat dentaire IA qui décroche quand l’équipe est au fauteuil
L’assistante tient l’aspiration. Le téléphone sonne dans le vide. L’agent tient le secrétariat dentaire au téléphone. Il décroche, pose le contrôle ou la prochaine séance dans l’agenda et laisse à l’équipe ce qui demande une personne.
- Rendez-vous de soins
- Urgences sur les créneaux réservés
- Questions de devis transmises
Ce qu’il prend pendant les soins
Rendez-vous de soins
Contrôle, détartrage, suite d’un traitement en plusieurs séances : l’agent pose un créneau de la bonne durée chez le bon praticien.
Urgences dentaires
Rage de dents, dent cassée, couronne descellée : il propose les créneaux d’urgence que le cabinet garde libres, ou donne le numéro de garde que vous lui indiquez le dimanche.
Questions sur un devis
Implant, prothèse, orthodontie : il note la question du patient et la transmet à l’assistante qui suit le plan de traitement.
Annulations et reports
Le patient se désiste : le créneau est libéré et peut servir à un patient en attente.
Exemple d’appel : une dent cassée placée en urgence
Un patient appelle un lundi à 8 h 45 pour une dent cassée, pendant que l’assistante installe le premier patient.
- Agent
Cabinet dentaire des Remparts, bonjour. Je suis l’assistante vocale IA du cabinet. Que puis-je faire pour vous ?
- Appelant
Bonjour, euh… je me suis cassé une dent hier soir. En mangeant.
- Agent
Je suis désolée. Vous êtes déjà patient du cabinet ?
- Appelant
Oui, je suis suivi par le docteur Petit. Lucas Bernard.
- Agent
Merci, Monsieur Bernard. Avez-vous un gonflement du visage ou de la fièvre ?
- Appelant
Non, non, ça ne gonfle pas. Ça gêne surtout quand je mâche.
- Agent
Le docteur Petit garde un créneau d’urgence aujourd’hui à 11 h 30. Je vous le réserve ?
- Appelant
Oui, parfait.
- Agent
C’est posé à 11 h 30 avec le docteur Petit, motif dent cassée. Si un gonflement apparaît d’ici là et gêne la respiration, appelez le 15.
- Appelant
D’accord, merci.
- Agent
À tout à l’heure, Monsieur Bernard.
Quand le fauteuil passe avant le téléphone
Au cabinet dentaire, l’assistante est au fauteuil presque toute la journée. Trois moments où le secrétariat dentaire déborde.
Lundi, 8 h 45 : les douleurs du week-end
Les patients qui ont mal depuis samedi appellent en même temps. L’agent propose les créneaux d’urgence que vous gardez libres. Quand ils sont pleins, il prend un message prioritaire.
15 h : une pose d’implant en cours
Le praticien et l’assistante sont pris pour une heure. Un patient veut déplacer son détartrage, un autre a une question sur son devis. L’agent déplace le premier rendez-vous et note la question du second pour l’assistante.
Dimanche, 10 h : une dent cassée
Le cabinet est fermé. L’agent donne le numéro de garde que vous lui indiquez et propose un créneau d’urgence le lundi. Si la personne décrit une situation grave, il l’oriente vers le 15.
Ce que l’assistante retrouve
L’assistante lit des demandes rangées entre deux patients au lieu de rappeler toute la messagerie.
Rendez-vous
Posé dans l’agenda avec le motif, le praticien et le numéro du patient.
Demande urgente
Ce que le patient décrit, depuis quand, et le créneau proposé, pour que le praticien sache à quoi s’attendre.
Message et résumé
Une transcription et un résumé de chaque appel, rattachés au patient si votre logiciel l’accepte.
Les logiciels du cabinet
Logiciel de gestion du cabinet dentaire
Agenda des fauteuils et des praticiens, fiche patient, si le logiciel ouvre une interface.
Agenda en ligne
Si vous utilisez déjà une prise de rendez-vous en ligne, l’agent lit les mêmes créneaux pour éviter les doublons.
Téléphonie
Renvoi des appels non décrochés vers l’agent et transfert vers l’accueil quand il le faut.
Contraintes propres au cabinet dentaire
Données de santé
Les appels contiennent des données de santé. L’hébergement de ces données (HDS) et ce que l’agent conserve se cadrent avec vous avant tout lancement.
Aucun avis médical
L’agent ne conseille ni antalgique ni traitement. Il pose le rendez-vous ou prend un message pour le praticien.
Situations graves
Si l’appelant décrit une situation grave, comme un gonflement qui gêne la respiration, l’agent l’oriente vers le 15 ou les urgences.
Montants
Aucun reste à charge ni tarif n’est annoncé au téléphone. Les questions de devis reviennent à l’équipe.
Essayez ce scénario au téléphone
La démo joue un accueil téléphonique générique, sans scénario dentaire. Vous appelez, l’agent identifie votre demande et prend votre message avec un créneau de rappel.
Accueil téléphonique
Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.
Questions fréquentes
L’agent sait-il qu’un soin dure plus longtemps qu’un contrôle ?
Oui, si vous lui donnez vos règles : chaque motif a sa durée et ses praticiens, et l’agent ne propose que les créneaux qui conviennent.
Comment gère-t-il une urgence dentaire ?
Il propose les créneaux d’urgence que vous réservez. S’il n’y en a plus, il prend un message prioritaire ou donne le numéro de garde prévu. Une situation grave est orientée vers le 15.
Peut-il répondre sur le prix d’un implant ?
Non. Il note la question et la transmet à l’assistante qui suit le devis du patient.
Est-ce adapté à un centre dentaire avec plusieurs fauteuils ?
C’est là qu’il sert le plus : plusieurs praticiens, plusieurs agendas, parfois plusieurs sites, avec des règles écrites pour chacun.
Le secrétariat dentaire IA garde-t-il le numéro du cabinet ?
Oui. Les appels non décrochés, ou tous les appels sur certaines plages, sont renvoyés vers l’agent depuis votre téléphonie. Les patients composent le même numéro qu’avant et entendent l’accueil téléphonique du cabinet dentaire.
Une secrétaire dentaire virtuelle prend-elle plusieurs appels le lundi matin ?
Oui, les appels sont pris en parallèle : les patients n’attendent pas qu’une ligne se libère. La capacité se dimensionne avec vous selon le nombre de fauteuils et de sites.
Un agent vocal peut-il remplacer une secrétaire dentaire ?
Non. Il prend les appels pendant les soins et en dehors des heures d’ouverture. L’assistante garde les plans de traitement, les devis et les patients qui ont besoin d’une personne.
Combien de temps pour mettre en place un secrétariat dentaire IA ?
Le délai se cadre avec vous. Il dépend de l’accès à votre logiciel de cabinet, de vos motifs et durées de rendez-vous, et du cadrage de l’hébergement des données de santé. Un cabinet médical ou un kinésithérapeute suit les mêmes étapes avec un secrétariat médical IA.
Les secteurs proches
- Clinique privéeChaque appel part vers le bon service, et les rendez-vous de consultation se posent au premier appel.Voir le secteur
- Clinique vétérinaireLes rendez-vous et les rappels de vaccin se prennent seuls. Les urgences arrivent tout de suite au vétérinaire de garde.Voir le secteur
- KinésithérapeuteVous êtes avec un patient, le téléphone sonne. L’agent décroche et planifie la série de séances.Voir le secteur
- Secrétariat médicalPrendre les rendez-vous dans l’agenda du cabinet, gérer les annulations et orienter les urgences vers le 15.Voir le secteur
Les cas d’usage
- Qualification de leadsRappeler chaque lead entrant pendant qu’il est chaud, qualifier son besoin et le transmettre au commercial.Voir le cas d’usage
- AssurancePrendre les déclarations de sinistre, répondre sur un contrat et laisser un dossier complet au gestionnaire.Voir le cas d’usage
- Support informatiqueQualifier les incidents au téléphone, créer le ticket dans votre outil ITSM et répondre aux demandes simples.Voir le cas d’usage
- Accueil téléphoniqueUn standard téléphonique IA qui décroche à chaque appel, identifie la demande et prend message ou rendez-vous.Voir le cas d’usage
- RecrutementPréqualifier les candidats au téléphone et écrire leurs réponses dans l’ATS. Le moteur de Delectus.Voir le cas d’usage
Le téléphone pris pendant les soins
Parlons de vos motifs de rendez-vous, de vos créneaux d’urgence et de votre logiciel de cabinet. Réservez un échange de 30 minutes avec un expert pour en discuter.
Contactez-nous