Réservation restaurant par téléphone, pendant le service aussi
Le téléphone sonne à 20 h 15. Trois tables attendent l’addition, la cuisine envoie. L’agent décroche, prend la réservation par téléphone et la pose dans votre planning de tables.
- Réservation de table
- Demandes de groupe
- Horaires, menu et accès
Ce que l’agent prend en charge
Réservation de table
L’agent vérifie les places libres pour la date, l’heure et le nombre de couverts, puis pose la réservation.
Groupes et privatisations
Pour un repas d’entreprise ou un anniversaire, il recueille la demande complète et l’écrit pour le responsable.
Modification et annulation
Le client décale ou annule : l’agent retrouve la réservation et la met à jour.
Questions courantes
Êtes-vous ouverts lundi ? Avez-vous une terrasse ? Il répond avec les informations que vous lui donnez.
Exemple d’appel : une table pour six
Un client appelle un vendredi à 20 h 10, en plein service, pour réserver le lendemain soir.
- Agent
Brasserie du Marché, bonsoir. Je suis l’assistant vocal IA du restaurant. Je peux prendre votre réservation.
- Appelant
Oui, bonsoir, euh… je voudrais réserver pour demain soir. On serait six.
- Agent
Demain samedi, six personnes. Vers quelle heure ?
- Appelant
Vers 20 h, si c’est possible.
- Agent
À 20 h, la salle est complète. Je peux vous proposer 19 h 30 ou 21 h 15.
- Appelant
19 h 30, ça ira.
- Agent
Très bien. À quel nom, et avez-vous une demande particulière ?
- Appelant
Girard. Ah, et il y aura un petit, donc une chaise haute. Et quelqu’un d’allergique aux fruits à coque.
- Agent
Je note la chaise haute et l’allergie aux fruits à coque pour l’équipe. Pour la carte, le serveur vous dira sur place quels plats conviennent.
- Appelant
Parfait, merci.
- Agent
Votre table est réservée demain samedi à 19 h 30, pour six personnes, au nom de Girard. Bonne soirée.
Les heures où le téléphone sonne dans le vide
Au restaurant, les clients appellent pile quand la salle est pleine. L’agent prend ces appels sans retirer personne du service.
11 h 45 : la mise en place
La cuisine termine la mise en place, la salle dresse les tables. Un client veut une table pour quatre ce midi. L’agent vérifie le plan de salle, propose 12 h 30 et pose la réservation sans que personne lâche son poste.
20 h 15 : le coup de feu
Trois appels arrivent pendant que les assiettes partent. L’agent les prend en même temps : un report de 19 h à 21 h, une question sur la terrasse, une réservation pour samedi notée avec une chaise haute.
Lundi, jour de fermeture : le repas d’entreprise
Un responsable d’équipe cherche une salle pour trente personnes en décembre. L’agent recueille la date, le nombre de convives et la formule voulue, et pose un rappel avec le gérant.
Ce qu’il recueille, et où il l’écrit
La réservation arrive dans le planning de salle, pas sur un carnet au bord du comptoir.
Réservation
Nom, couverts, heure, téléphone et remarques (chaise haute, allergie signalée, anniversaire), dans votre outil de réservation.
Demande de groupe
Date, nombre de personnes, budget indiqué par le client, formule souhaitée, écrits pour le gérant avec le résumé de l’appel.
Résumé de l’appel
Pour les appels qui ne débouchent pas sur une réservation : motif et suite à donner.
Points d’intégration
Outil de réservation de tables
Lecture des disponibilités, création et modification des réservations, selon ce que votre outil ouvre par API.
Agenda du gérant
Rendez-vous pour une demande de groupe ou une privatisation.
Téléphonie
Renvoi des appels vers l’agent pendant le service, la fermeture ou en débordement.
Contraintes propres à la restauration
Allergies
L’agent note l’allergie signalée sur la réservation, pour la cuisine. Il ne promet jamais qu’un plat en est exempt : cette réponse revient à l’équipe.
Règles de salle
Durée des tables, services, taille maximale sans validation : ces règles sont écrites avec vous et respectées par l’agent.
Transparence
Le client entend dès le début qu’il parle à une IA (AI Act, article 50).
Essayez ce scénario au téléphone
La démo joue un accueil téléphonique générique : Clara, au standard d’une entreprise, identifie votre demande et prend un message ou un rendez-vous. Pour un restaurant, l’agent est configuré sur vos services, vos tables et votre outil de réservation.
Accueil téléphonique
Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.
Questions fréquentes
L’agent fonctionne-t-il avec notre outil de réservation en ligne ?
Si votre outil propose une API pour lire les disponibilités et créer une réservation, oui. Sinon, chaque réservation prise par l’agent est listée avec son résumé pour l’équipe, qui la saisit.
Que fait-il quand le restaurant est complet ?
Il propose un autre horaire ou un autre jour, et peut inscrire le client sur une liste d’attente si vous en tenez une.
Peut-il prendre des commandes à emporter ?
Oui, c’est un usage voisin : plats, quantités, heure de retrait. La carte et les règles de commande sont configurées avec vous.
Est-ce adapté à un seul restaurant ?
Nous travaillons surtout avec des groupes et des établissements à fort volume d’appels, où l’agent est relié à un outil de réservation et à plusieurs adresses.
Peut-on garder le numéro du restaurant ?
Oui. Le numéro reste le vôtre : les appels sont renvoyés vers l’agent depuis votre ligne, pendant le service, aux heures de fermeture ou quand personne ne décroche.
Que se passe-t-il si plusieurs clients appellent en plein service ?
L’agent prend plusieurs appels en même temps. Le nombre se dimensionne avec vous selon vos soirs les plus chargés et le nombre d’adresses concernées.
Un agent vocal peut-il remplacer la personne qui répond au téléphone du restaurant ?
Il prend les appels que l’équipe ne peut pas prendre : pendant le service, avant l’ouverture, le jour de fermeture. Le maître d’hôtel garde les clients habitués, les demandes délicates et les groupes à négocier. Pour un établissement qui a aussi des chambres, l’accueil téléphonique de l’hôtel peut passer par le même agent.
L’agent vocal du restaurant comprend-il les accents et le bruit de fond ?
Nous testons la reconnaissance vocale avec des accents variés et des appels passés depuis la rue ou une voiture avant la mise en service. S’il n’est pas sûr d’un nom ou d’une heure, il le répète au client pour le confirmer avant de poser la réservation.
Les cas d’usage
- Qualification de leadsRappeler chaque lead entrant pendant qu’il est chaud, qualifier son besoin et le transmettre au commercial.Voir le cas d’usage
- AssurancePrendre les déclarations de sinistre, répondre sur un contrat et laisser un dossier complet au gestionnaire.Voir le cas d’usage
- Support informatiqueQualifier les incidents au téléphone, créer le ticket dans votre outil ITSM et répondre aux demandes simples.Voir le cas d’usage
- Accueil téléphoniqueUn standard téléphonique IA qui décroche à chaque appel, identifie la demande et prend message ou rendez-vous.Voir le cas d’usage
- RecrutementPréqualifier les candidats au téléphone et écrire leurs réponses dans l’ATS. Le moteur de Delectus.Voir le cas d’usage
Le téléphone pris pendant le coup de feu
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