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L’accueil téléphonique de votre agence de voyage, même en pleine saison

Votre conseiller est en plein circuit sur mesure. Le téléphone sonne. L’agent vocal décroche à sa place et tient l’accueil téléphonique de l’agence de voyage. Il note le projet du client, répond sur un dossier en cours et passe tout de suite un voyageur bloqué à un humain.

  • Projets notés en entier
  • Réponses sur un dossier en cours
  • Voyageurs bloqués passés à un humain
Réception d’hôtel de nuit, sonnette et téléphone, une onde vocale lumineuse

Les appels d’une agence de voyage

  • Nouvelle demande de voyage

    Destination, dates, nombre de voyageurs, budget, type de séjour : l’agent recueille ce que le conseiller demande d’habitude au premier appel.

  • Questions sur un dossier

    Horaires de vol, documents de voyage, solde à régler : il lit le dossier et répond à partir de ce qui y figure.

  • Rendez-vous en agence

    Pour un projet à construire, il pose un rendez-vous avec un conseiller, en agence ou au téléphone.

  • Voyageurs déjà partis

    Vol annulé, transfert absent, problème à l’hôtel : il recueille la situation et transfère au conseiller ou à l’assistance prévue.

Exemple d’appel : un projet de voyage de noces

Un couple appelle un samedi matin pour préparer son voyage de noces, pendant que les deux conseillers sont déjà en rendez-vous.

  1. Agent

    Voyages des Remparts, bonjour. Je suis l’assistante vocale IA de l’agence. Que puis-je faire pour vous ?

  2. Appelant

    Bonjour… euh, voilà, on se marie cet été et on voudrait un devis pour le voyage de noces.

  3. Agent

    Bien sûr. Vous avez déjà une destination en tête ?

  4. Appelant

    On hésite encore. La Grèce ou la Sicile, en septembre… une dizaine de jours, à peu près.

  5. Agent

    C’est noté. Vous partez à deux, au départ de quelle ville ?

  6. Appelant

    À deux, au départ de Lyon.

  7. Agent

    Préférez-vous un circuit ou un séjour au même endroit, et avez-vous une idée du budget ?

  8. Appelant

    Plutôt un séjour, peut-être en deux étapes. Et un budget raisonnable, on ne veut pas faire de folie.

  9. Agent

    Je vous propose un rendez-vous avec Julie, notre conseillère, pour construire le séjour. Elle est libre mardi à 18 h, en agence ou par téléphone.

  10. Appelant

    Par téléphone, mardi 18 h, ça nous va.

  11. Agent

    C’est réservé. Julie aura votre projet sous les yeux : Grèce ou Sicile, septembre, deux étapes, départ de Lyon. Elle vous appelle mardi à 18 h.

Une saison au comptoir de l’agence

En agence de voyage, le téléphone sonne fort en janvier, la veille d’un départ et quand un vol est annulé.

  1. Janvier, 10 h : les projets d’été arrivent

    Les familles appellent pour réserver juillet et les conseillers sont tous en rendez-vous. L’agent note destination, dates, nombre de voyageurs et budget. Il pose ensuite un rendez-vous avec un conseiller.

  2. Jeudi, 18 h : la veille du départ

    Un client veut vérifier l’heure de son vol et les documents à emporter. L’agent lit le dossier et lui répond. Pour une question de visa, il renvoie vers les informations officielles et note la question pour le conseiller.

  3. Samedi, 23 h : un vol annulé

    Un voyageur appelle depuis l’aéroport. L’agent recueille où il est, ce qui se passe et comment le joindre. Il transfère l’appel vers le numéro d’urgence de l’agence ou vers l’assistance, selon votre règle.

Ce que le conseiller retrouve

Le conseiller rappelle avec un projet déjà décrit, sans repartir de zéro.

  • Fiche projet

    Destination, période, voyageurs, budget, envies particulières, écrits dans votre CRM ou votre outil de production.

  • Note sur le dossier

    Question posée et réponse donnée, rattachées au dossier du client.

  • Résumé et urgence

    Pour un voyageur en difficulté : où il est, ce qui se passe, comment le joindre.

Les outils de l’agence

  • Logiciel de production ou de réservation

    Lecture des dossiers clients et ajout de notes, selon ce que votre outil ouvre par API.

  • CRM

    Création de la fiche projet et suivi des demandes de devis.

  • Agenda des conseillers

    Créneaux libres et pose des rendez-vous.

Contraintes propres au voyage

  • Prix et disponibilités

    L’agent ne cite aucun prix de voyage qui ne figure pas dans le dossier. Un devis reste établi par le conseiller.

  • Formalités

    Visa, passeport, santé : l’agent renvoie vers les informations officielles et vers le conseiller, sans trancher lui-même.

  • Urgences à l’étranger

    Un voyageur bloqué est passé à une personne ou à l’assistance prévue, selon les règles et les horaires que vous fixez.

  • Transparence

    Le client entend dès le début qu’il parle à une IA (AI Act, article 50).

Essayez ce scénario au téléphone

La démo joue un accueil téléphonique générique : Clara, au standard d’une entreprise, identifie votre demande et prend un message ou un rendez-vous. Pour une agence de voyage, l’agent est configuré sur vos produits, vos dossiers et vos règles d’urgence.

Accueil téléphonique

Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Questions fréquentes

L’agent peut-il chiffrer un voyage au téléphone ?

Non. Il recueille le projet de façon complète et le range dans votre outil. Le conseiller construit le devis.

Peut-il répondre à un client sur son voyage ?

Oui, sur ce qui figure dans le dossier : dates, horaires, documents, échéances. Pour le reste, il prend la question et la transmet.

Que se passe-t-il en dehors des heures d’ouverture ?

L’agent répond, prend les demandes et, pour un voyageur en difficulté, applique la règle prévue : transfert de l’appel vers le numéro d’urgence de l’agence ou vers l’assistance, ou message pris en priorité.

Convient-il à un réseau d’agences ?

Oui. Chaque agence peut avoir ses horaires et ses conseillers, et l’agent oriente la demande vers la bonne.

Les clients gardent-ils le numéro habituel de l’agence ?

Oui. Les appels sont renvoyés vers l’agent depuis votre téléphonie, en continu ou seulement quand les conseillers sont occupés. Vos clients appellent le même numéro qu’avant.

Combien d’appels l’agent prend-il pendant les pics de réservation ?

Plusieurs en parallèle, ce qui évite la ligne occupée quand l’accueil téléphonique de l’agence de voyage sature, en janvier ou avant l’été. La capacité se dimensionne avec vous selon vos volumes de saison.

Un agent vocal peut-il remplacer un conseiller voyage ?

Non. Le conseiller construit le voyage, chiffre le devis et accompagne le client. L’agent prend les appels qu’il ne peut pas prendre et lui laisse un projet déjà décrit.

L’agent vocal comprend-il les noms de destinations et d’hôtels ?

Il est configuré avec vos destinations, vos produits et vos partenaires. Un nom qu’il ne reconnaît pas est noté tel que le client l’a dit, pour que le conseiller vérifie. Les mêmes réglages servent à l’accueil téléphonique d’un hôtel.

Les secteurs proches

Les cas d’usage

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