Contactez-nous

Accueil téléphonique pour organisme de formation, par agent vocal IA

Vos conseillers montent des dossiers de financement. Pendant ce temps, le téléphone sonne pour une date de session, un prérequis, une convocation pas reçue. L’agent assure l’accueil téléphonique de l’organisme de formation. Il répond sur le catalogue, prend les préinscriptions, rappelle les stagiaires et laisse le financement aux conseillers. Pour un centre de formation, c’est un standard téléphonique qui connaît votre catalogue.

  • Réponses sur le catalogue
  • Préinscriptions enregistrées
  • Stagiaires relancés au téléphone
Table de travail avec CV imprimés et téléphone, une onde vocale lumineuse au-dessus

Ce que l’agent prend en charge

Un organisme de formation reçoit des questions de catalogue, des préinscriptions et des questions de financement. L’agent prend les premières et prépare les autres pour vos conseillers.

  • Renseignements sur les formations

    Il répond sur le contenu, la durée, les prérequis et les prochaines dates, d’après votre catalogue.

  • Préinscription

    Il note la formation et la session visées, la situation de la personne et ses coordonnées. Si besoin, il pose un rendez-vous avec un conseiller.

  • Questions de financement

    CPF, OPCO, employeur. Il note la situation et passe la main à un conseiller. Il ne se prononce jamais sur la prise en charge.

  • Relance des stagiaires

    Il appelle les stagiaires pour une pièce manquante ou une présence à confirmer, selon vos règles.

Exemple d’appel : une préinscription

Un salarié appelle un mardi à 18 h 30. Il cherche une formation Excel.

  1. Agent

    Centre de formation des Capucins, bonsoir. Je suis l’assistant vocal IA du centre. Je vous écoute.

  2. Appelant

    Bonsoir. Je cherche une formation Excel… niveau intermédiaire, on va dire.

  3. Agent

    Il y a une session de trois jours en présentiel à partir du 18 novembre, et une à distance en décembre. Vous avez déjà les bases ?

  4. Appelant

    Oui, les formules simples, je fais ça tous les jours. Je préfère le présentiel.

  5. Agent

    Très bien. Pour le financement, vous pensez à votre employeur, à votre CPF, ou vous payez vous-même ?

  6. Appelant

    Le CPF, plutôt. C’est pris en charge, du coup ?

  7. Agent

    Un conseiller vérifiera ça avec vous. Je ne peux pas vous le confirmer. Je vous préinscris pour novembre et je vous cale un rendez-vous téléphonique. Jeudi 12 h 30, ça va ?

  8. Appelant

    Oui, parfait. Antoine Moreau.

  9. Agent

    C’est noté, Monsieur Moreau. Madame Leroy vous appelle jeudi à 12 h 30 sur ce numéro. Bonne soirée.

L’année d’un organisme de formation

Les appels suivent le calendrier des sessions et des financements. Trois moments où l’agent décroche.

  1. Mardi, 18 h 30 : un salarié après le travail

    Il cherche une formation Excel et appelle après sa journée. L’agent lui donne les prochaines dates et les prérequis, enregistre la préinscription et note qu’il pense au CPF. Le conseiller le rappelle pour le financement.

  2. Veille de session : la convocation introuvable

    Une stagiaire ne retrouve pas sa convocation. L’agent la retrouve dans votre logiciel, lui redonne la date, l’heure et le lieu, et note l’appel sur son dossier.

  3. Fin de session : les pièces qui manquent

    Des dossiers ne peuvent pas être clos. L’agent appelle les stagiaires concernés selon votre calendrier, rappelle la pièce attendue et note la réponse sur chaque dossier.

Ce qu’il recueille, et où il l’écrit

Le conseiller reprend un dossier déjà rempli par l’accueil téléphonique. Pas un simple numéro à rappeler.

  • Demande de préinscription

    Formation, session, situation et coordonnées, dans votre logiciel de gestion de formation ou votre CRM.

  • Situation de financement

    Le mode de financement envisagé, noté pour le conseiller. Aucun engagement de prise en charge.

  • Résultat des relances

    Pièce promise, présence confirmée ou stagiaire à rappeler, sur le dossier du stagiaire.

Points d’intégration

L’agent lit votre catalogue et vos dossiers stagiaires là où ils sont déjà. Vos conseillers retrouvent tout dans leurs outils.

  • Logiciel de gestion de formation

    Il lit le catalogue, les sessions, les dossiers des stagiaires et les pièces attendues.

  • CRM

    Il suit les demandes et les prospects jusqu’à l’inscription.

  • Agendas des conseillers

    Il pose les rendez-vous de positionnement ou de financement.

Contraintes propres à la formation professionnelle

La formation professionnelle a ses règles de financement et d’accessibilité. L’agent les respecte à chaque appel.

  • Financement

    L’agent ne promet aucune prise en charge et ne donne aucun montant. CPF, OPCO et financement employeur vont à un conseiller.

  • Accessibilité

    Une personne qui parle d’un handicap ou d’un besoin d’aménagement est orientée vers votre référent handicap.

  • Appels sortants

    Les relances visent vos stagiaires et vos inscrits. Appeler des prospects particuliers se cadre avec vous avant tout lancement : consentement, listes d’opposition, horaires.

  • Transparence

    L’appelant entend dès le début qu’il parle à une IA (AI Act, article 50).

Essayez ce scénario au téléphone

La démo joue un accueil téléphonique générique. Clara, une standardiste IA, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel. Elle ne connaît pas de catalogue de formation, mais l’appel se déroule de la même façon.

Accueil téléphonique

Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Accueil client

Alicia vous accueille et identifie votre demande, comme à un guichet.

Questions fréquentes

L’agent peut-il dire si une formation est éligible au CPF ?

Il répète l’information de votre catalogue. Vérifier la prise en charge pour une personne donnée revient à un conseiller.

Peut-il inscrire un stagiaire ?

Il enregistre une préinscription complète. L’inscription définitive suit votre processus : financement, convention, positionnement.

Quelles relances peut-il faire ?

Pièces manquantes, présence à confirmer, rappel de session, questionnaire de satisfaction. Toutes au téléphone, selon votre calendrier.

Où sont traitées les conversations avec les stagiaires ?

Reconnaissance vocale, modèle de langage et synthèse vocale tournent dans l’Union européenne. Le stockage des transcriptions se décide avec vous.

Un centre de formation peut-il garder son standard téléphonique actuel ?

Oui. Vos numéros ne changent pas. Les appels basculent vers l’agent en débordement, le soir ou toute la journée, et il transfère à un conseiller selon vos règles.

Que dit l’agent à un stagiaire qui n’a pas reçu sa convocation ?

Il retrouve le stagiaire dans votre logiciel, lui redonne la date, l’heure et le lieu de la session, et note la demande sur son dossier pour l’équipe.

Un agent vocal IA peut-il remplacer l’assistante d’un organisme de formation ?

Non. Il prend les appels de catalogue, les préinscriptions et les relances au téléphone. Vos conseillers et assistantes gardent le financement, les conventions et les cas particuliers.

Combien de temps pour mettre en place l’accueil téléphonique IA d’un centre de formation ?

Le délai dépend de votre logiciel de gestion de formation et de ce qu’il ouvre par API. Il se cadre avec vous, à partir de votre catalogue et de vos appels les plus fréquents. Une agence d’intérim qui reçoit les appels de ses candidats suit le même chemin.

Les secteurs proches

Les cas d’usage

Vos conseillers sur les dossiers, pas sur le standard

Parlons de votre catalogue, de votre logiciel de gestion de formation et de vos relances. Réservez un échange de 30 minutes avec un expert pour en discuter.

Contactez-nous