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Secrétariat téléphonique artisan : l’appel pris pendant le chantier

Vous êtes sous un évier, les mains dans l’eau. Le téléphone sonne. Personne ne répond, et le client appelle le plombier suivant. L’agent tient votre secrétariat téléphonique d’artisan. Il décroche, comprend la panne, note l’adresse et pose l’intervention. Si c’est urgent, il vous passe l’appel.

  • L’urgence repérée tout de suite
  • L’adresse et la panne notées
  • L’intervention posée dans l’agenda
Utilitaire d’artisan au crépuscule, outils rangés et téléphone, une onde vocale lumineuse

Les appels qu’il prend pour vous

  • Appels de dépannage

    Fuite, panne de courant, porte claquée, chauffe-eau en panne : l’agent pose les questions de l’artisan pour comprendre la situation.

  • Tri de l’urgence

    Selon vos règles, il distingue l’intervention du jour, celle qui peut attendre et le simple devis.

  • Prise de rendez-vous

    Il propose un créneau dans l’agenda de l’artisan ou de l’équipe, en tenant compte de la zone d’intervention.

  • Demandes de devis

    Remplacement d’un ballon, mise aux normes d’un tableau, changement de serrure : il recueille le besoin pour préparer la visite.

Exemple d’appel : une fuite un samedi matin

Une cliente appelle un samedi à 8 h 15 pour une fuite sous l’évier, pendant que le plombier est déjà en intervention.

  1. Agent

    Plomberie des Lilas, bonjour. Je suis l’assistante vocale IA de l’entreprise. Que se passe-t-il ?

  2. Appelant

    Oui bonjour, euh… j’ai une fuite sous l’évier de la cuisine, là. Ça coule dans le meuble.

  3. Agent

    Avez-vous pu fermer l’arrivée d’eau, sous l’évier ou au compteur ?

  4. Appelant

    Oui, j’ai fermé le petit robinet dessous. Là, ça ne coule plus.

  5. Agent

    C’est le bon réflexe. Quelle est votre adresse, et à quel étage ?

  6. Appelant

    12 rue des Acacias, troisième étage, sans code.

  7. Agent

    Merci. Comme l’eau est coupée, je vous propose un passage aujourd’hui entre 14 h et 16 h. Cela vous convient ?

  8. Appelant

    Oui, je serai là.

  9. Agent

    C’est posé pour cet après-midi. À quel nom ?

  10. Appelant

    Madame Roux.

  11. Agent

    Merci, Madame Roux. Le plombier passe entre 14 h et 16 h, il a la description de la fuite. Si ça recoule d’ici là, rappelez ce numéro.

La journée d’un dépanneur, côté téléphone

Chez un plombier ou un électricien, les appels tombent quand les mains sont prises.

  1. 7 h 45 : le chauffe-eau en panne

    Une cliente n’a plus d’eau chaude, et le technicien roule déjà vers son premier chantier. L’agent note l’adresse et le modèle si elle le connaît. Il pose l’intervention sur le premier créneau libre de la zone.

  2. 11 h : sous l’évier

    Vous êtes sur une fuite quand un autre client appelle pour un devis de tableau électrique. L’agent recueille le besoin et range la demande dans votre logiciel d’intervention. Vous la lisez entre deux chantiers.

  3. Dimanche, 21 h : une odeur de gaz

    L’appelant parle d’une odeur de gaz. L’agent rappelle les consignes que vous avez validées et l’oriente vers le service d’urgence concerné. Pour une fuite d’eau, il transfère l’appel au technicien de garde.

Ce que vous lisez entre deux chantiers

L’artisan lit la demande entre deux chantiers, sans rappeler pour tout redemander.

  • Adresse et accès

    Adresse complète, étage, code, disponibilité sur place, pour partir sans rappeler.

  • Description de la panne

    Ce que le client constate, depuis quand, ce qu’il a déjà coupé ou essayé, et ce qu’il voit sur place.

  • Résumé et priorité

    Écrits dans votre logiciel d’intervention, avec le niveau d’urgence retenu et la transcription.

Votre agenda et votre téléphone

  • Agenda ou logiciel d’intervention

    Créneaux libres, pose des interventions et fiche client.

  • Fiche client

    Adresse, historique des interventions et équipements connus, lus pendant l’appel et mis à jour après.

  • Téléphonie

    Renvoi des appels vers l’agent quand l’artisan ne décroche pas, et transfert vers lui pour les cas prévus.

Contraintes propres au dépannage

  • Danger immédiat

    Odeur de gaz, fumée, risque électrique : l’agent rappelle les consignes de sécurité que vous avez validées et oriente vers les secours ou le service d’urgence concerné.

  • Tarifs

    L’agent n’annonce que les tarifs de déplacement et d’intervention que vous lui donnez. Le devis reste fait par l’artisan.

  • Zone d’intervention

    Hors de votre secteur, il le dit au client au lieu de poser un rendez-vous intenable.

  • Transparence

    Le client entend dès le début qu’il parle à une IA (AI Act, article 50).

Essayez ce scénario au téléphone

La démo joue un accueil téléphonique générique : Clara, au standard d’une entreprise, identifie votre demande et prend un message ou un rendez-vous. Pour un artisan, l’agent est configuré sur vos métiers, votre zone et vos règles d’urgence.

Accueil téléphonique

Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Questions fréquentes

L’agent peut-il me déranger sur chantier pour une vraie urgence ?

Oui, c’est vous qui fixez la règle : transfert immédiat de l’appel sur votre portable ou simple message selon le type de panne et l’heure.

Peut-il donner un prix au client ?

Seulement les tarifs que vous lui donnez, par exemple le déplacement. Pour le reste, il prépare la visite et le devis reste le vôtre.

Fonctionne-t-il le soir et le week-end ?

Oui. Les appels hors horaires sont pris, et les urgences sont transférées au numéro de garde que vous avez fixé.

Est-ce pour un artisan seul ?

Nous travaillons surtout avec des entreprises de dépannage qui ont plusieurs techniciens, un volume d’appels réel et un agenda ou un logiciel d’intervention à brancher.

Peut-on garder son numéro de portable professionnel ?

Oui. Vous renvoyez vers l’agent les appels que vous ne prenez pas, après quelques sonneries ou sur certaines plages horaires. Vos clients composent toujours le même numéro, et ce standard téléphonique d’artisan s’arrête dès que vous coupez le renvoi.

Que fait l’agent si le client ne sait pas décrire la panne ?

Il pose des questions simples : ce qui coule ou ne marche plus, depuis quand, ce que la personne voit. S’il reste un doute, il prend les coordonnées pour que vous rappeliez, ou transfère l’appel si la situation semble urgente.

Combien de temps pour mettre en place un secrétariat téléphonique d’artisan par IA ?

Le délai se cadre avec vous. Il dépend de vos types d’interventions, de votre zone et de l’agenda ou du logiciel à brancher. Les règles d’urgence s’écrivent en premier.

L’agent vocal comprend-il les accents et les appels bruyants ?

Avant la mise en service, nous testons la reconnaissance vocale sur des voix, des accents et des appels passés depuis la rue. Quand un mot reste flou, comme un nom de rue, l’agent le fait répéter ou épeler. Les entreprises du BTP, qui gèrent des chantiers plus longs, utilisent le même agent pour leurs demandes de devis.

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Les cas d’usage

Plus d’appel perdu pendant le chantier

Parlons de vos types d’interventions, de votre zone et de la façon dont vous recevez les demandes aujourd’hui. Réservez un échange de 30 minutes avec un expert pour en discuter.

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