Secrétariat téléphonique d’avocat, tenu par un agent vocal IA
Vous êtes en audience. Un nouveau client appelle, tombe sur la messagerie et appelle le cabinet suivant. L’agent tient le secrétariat téléphonique de l’avocat. Il décroche, comprend la demande et pose le premier rendez-vous.
- Premiers contacts qualifiés
- Rendez-vous avec l’avocat
- Aucun conseil juridique
Les appels qu’il prend au cabinet
Premier contact
Droit de la famille, droit du travail, litige commercial : l’agent note la nature de l’affaire, son urgence et les échéances déjà connues, comme une date d’audience.
Parties en présence
Il recueille le nom de l’appelant et de la partie adverse, pour que le cabinet vérifie les conflits d’intérêts avant le rendez-vous.
Prise de rendez-vous
Il propose un créneau dans l’agenda de l’avocat compétent, au cabinet ou en visioconférence.
Messages des clients et des confrères
Client qui demande un point sur son dossier, confrère, greffe : il prend un message complet et le marque prioritaire selon vos règles.
Exemple d’appel : un premier contact en droit du travail
Un salarié appelle un lundi à 12 h 30, convoqué à un entretien préalable, pendant que l’avocate est en audience.
- Agent
Cabinet du Faubourg, bonjour. Je suis l’assistant vocal IA du cabinet. Je ne donne pas de conseil juridique, mais je peux prendre votre demande et vous proposer un rendez-vous.
- Appelant
Oui bonjour… voilà, j’ai reçu une convocation. Un entretien préalable, pour un licenciement.
- Agent
Je comprends. À quelle date est prévu cet entretien ?
- Appelant
Euh… jeudi prochain. Pas celui-ci, l’autre.
- Agent
Merci. Pour que le cabinet vérifie qu’il peut vous assister, pouvez-vous me donner votre nom et celui de votre employeur ?
- Appelant
Marc Lemoine, et l’entreprise s’appelle Transports Morel.
- Agent
C’est noté. Maître Girard traite le droit du travail. Elle peut vous recevoir mercredi à 18 h, au cabinet ou en visioconférence, avant votre entretien.
- Appelant
Au cabinet, mercredi 18 h.
- Agent
C’est posé, sous réserve du contrôle des conflits d’intérêts, que le cabinet vous confirmera par téléphone. Apportez la convocation et votre contrat de travail.
- Appelant
Très bien, merci.
- Agent
Merci, Monsieur Lemoine. Maître Girard aura votre demande et la date de l’entretien.
Quand le cabinet ne peut pas décrocher
Audience, rendez-vous client, rédaction d’un acte : au cabinet d’avocats, les appels arrivent rarement au bon moment.
Lundi, 9 h 30 : l’avocate est au tribunal
Un salarié convoqué à un entretien préalable appelle. L’agent note la nature de l’affaire, la date de l’entretien et le nom de l’employeur, puis pose un premier rendez-vous. Le cabinet vérifie les conflits avant de confirmer.
12 h 30 : l’assistante en pause
Un confrère appelle pour un dossier en cours. L’agent prend un message complet sans rien confirmer sur le dossier. Il le marque prioritaire pour l’associé.
Samedi, 7 h : une garde à vue
Une mère appelle pour son fils placé en garde à vue. L’agent ne donne aucun conseil. Il transfère l’appel au numéro d’urgence que le cabinet a désigné, ou prend un message marqué urgent.
Ce que l’avocat lit en sortant d’audience
L’avocat sort d’audience avec des demandes rangées, pas une liste de numéros à rappeler.
Fiche de premier contact
Nature de l’affaire, parties, échéances, coordonnées : prête pour le contrôle des conflits.
Rendez-vous
Posé dans l’agenda de l’avocat avec le motif et les pièces à apporter.
Message et résumé
Transcription et résumé de l’appel, rattachés au dossier si votre logiciel l’accepte.
Les outils du cabinet
Logiciel de gestion du cabinet
Recherche d’un client ou d’un dossier existant, création d’une fiche de premier contact.
Agendas des avocats
Créneaux libres de chaque associé ou collaborateur, pose du rendez-vous.
Téléphonie
Renvoi des appels vers l’agent et transfert vers l’assistante ou l’avocat disponible.
Contraintes propres au cabinet d’avocats
Secret professionnel
L’agent ne confirme pas à un tiers qu’une personne est cliente du cabinet et ne donne aucune information sur un dossier sans la vérification que vous définissez.
Aucun conseil juridique
Il ne dit pas si une affaire est gagnable ni quel délai s’applique. Il recueille la demande et pose le rendez-vous.
Urgences
Garde à vue, audience imminente : ces appels sont transférés ou signalés tout de suite, selon la règle du cabinet.
Transparence
L’appelant entend dès le début qu’il parle à une IA (AI Act, article 50).
Essayez ce scénario au téléphone
La démo joue un accueil téléphonique générique, et non un cabinet d’avocats. Vous appelez, l’agent identifie votre demande et prend votre message avec un créneau de rappel.
Accueil téléphonique
Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.
Questions fréquentes
Un secrétariat téléphonique IA respecte-t-il le secret professionnel ?
L’agent suit des règles écrites avec le cabinet : il ne confirme rien à un tiers, ne lit un dossier qu’après vérification de l’appelant et ne transmet les messages qu’aux personnes prévues. Le stockage des transcriptions se décide avec vous.
L’agent peut-il répondre à une question juridique ?
Non. Il note la question, l’urgence et les échéances, puis pose un rendez-vous avec l’avocat.
Comment aide-t-il au contrôle des conflits d’intérêts ?
Il recueille le nom des parties dès le premier appel. Le cabinet fait la vérification avant de confirmer le rendez-vous.
Peut-il annoncer les honoraires ?
Seulement ce que vous décidez de lui donner, par exemple le fait que le premier rendez-vous est payant. Le reste est transmis à l’avocat.
Le secrétariat téléphonique d’un avocat fonctionne-t-il pendant les audiences ?
C’est le moment où il sert le plus : l’appel est pris pendant que l’avocat plaide, la demande et le rendez-vous sont rangés, et une urgence comme une garde à vue est transférée au numéro que le cabinet a désigné.
Faut-il changer le standard téléphonique du cabinet d’avocats ?
Non. L’agent se branche sur votre téléphonie actuelle : même numéro, renvoi en débordement ou en dehors des heures de l’assistante, selon votre organisation.
Un agent vocal IA peut-il remplacer la secrétaire d’un cabinet d’avocats ?
Non. Il prend les appels qu’elle ne peut pas prendre et prépare les premiers rendez-vous. La secrétaire garde les clients du cabinet, les pièces, la facturation et tout ce qui demande du jugement.
Combien de temps pour mettre en place un secrétariat téléphonique d’avocat par IA ?
Le délai se cadre avec vous. Il dépend de vos domaines, des règles de secret à écrire et de votre logiciel de cabinet. Un office notarial ou un commissaire de justice part des mêmes règles de confidentialité.
Les secteurs proches
- Commissaire de justiceLes personnes qui appellent après un acte sont écoutées calmement, et leur demande arrive chez le bon clerc.Voir le secteur
- Expert-comptableVos collaborateurs produisent en paix pendant la saison fiscale. Chaque client laisse une demande claire, rangée dans son dossier.Voir le secteur
- Office notarialUn acquéreur veut sa date de signature. L’agent retrouve le dossier et prévient le bon clerc.Voir le secteur
Les cas d’usage
- Qualification de leadsRappeler chaque lead entrant pendant qu’il est chaud, qualifier son besoin et le transmettre au commercial.Voir le cas d’usage
- AssurancePrendre les déclarations de sinistre, répondre sur un contrat et laisser un dossier complet au gestionnaire.Voir le cas d’usage
- Support informatiqueQualifier les incidents au téléphone, créer le ticket dans votre outil ITSM et répondre aux demandes simples.Voir le cas d’usage
- Accueil téléphoniqueUn standard téléphonique IA qui décroche à chaque appel, identifie la demande et prend message ou rendez-vous.Voir le cas d’usage
- RecrutementPréqualifier les candidats au téléphone et écrire leurs réponses dans l’ATS. Le moteur de Delectus.Voir le cas d’usage
Chaque nouveau client rappelé avec un rendez-vous
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