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Le standard téléphonique de votre agence immobilière, même le week-end

Vous publiez une annonce le vendredi. Le standard téléphonique de l’agence immobilière sonne tout le week-end, et vos négociateurs sont en visite. L’agent décroche, retrouve le bien, pose vos questions à l’acquéreur et lui propose un créneau de visite.

  • Chaque appel sur une annonce décroché
  • Demandes d’estimation notées
  • Visites posées dans l’agenda
Agence immobilière au crépuscule, clés et téléphone sur le bureau, une onde vocale lumineuse

Les appels qu’il décroche pour l’agence

  • Appels sur une annonce

    L’acquéreur cite une référence, une rue ou un prix : l’agent retrouve le bien et répond sur la surface, les pièces, l’étage ou les charges à partir de la fiche.

  • Qualification de l’acquéreur

    Projet, délai, financement en cours ou non, bien à vendre avant d’acheter : les questions que vos négociateurs posent déjà.

  • Demandes d’estimation

    Un propriétaire veut faire estimer son bien : l’agent note l’adresse, le type de bien et le délai, puis pose un rendez-vous avec le négociateur du secteur.

  • Prise de visite

    Il propose les créneaux libres du négociateur qui suit le bien et confirme la visite à l’acquéreur.

Exemple d’appel : une visite posée un dimanche

Un acquéreur appelle un dimanche à 11 h pour un appartement mis en ligne le vendredi.

  1. Agent

    Agence des Acacias, bonjour. Je suis l’assistant vocal IA de l’agence. Je vous écoute.

  2. Appelant

    Oui bonjour, euh… j’appelle pour le trois-pièces rue des Lilas. L’annonce de vendredi, je crois.

  3. Agent

    Je le vois : trois-pièces de 64 mètres carrés au deuxième étage, avec ascenseur. Que voulez-vous savoir ?

  4. Appelant

    D’accord. Et il y a une place de parking ?

  5. Agent

    Oui, la fiche indique une place en sous-sol comprise dans le prix. Vous cherchez pour habiter ou pour investir ?

  6. Appelant

    Pour habiter. On a eu l’accord de principe de la banque, et… on est locataires, donc rien à vendre.

  7. Agent

    Merci. Thomas, le négociateur qui suit ce bien, peut vous faire visiter mardi à 18 h 30 ou mercredi à 12 h 30. Lequel vous convient ?

  8. Appelant

    Mardi 18 h 30.

  9. Agent

    C’est posé. À quel nom, s’il vous plaît ?

  10. Appelant

    Karim Benali.

  11. Agent

    Merci, Monsieur Benali. Visite mardi à 18 h 30 avec Thomas, qui a déjà vos critères et votre financement.

Les moments où le téléphone de l’agence déborde

Une annonce en ligne, des négociateurs en visite, un samedi chargé : le standard téléphonique de l’agence immobilière ne choisit pas son heure.

  1. Vendredi, 19 h : l’annonce vient de sortir

    Le T3 est en ligne depuis une heure et les premiers acquéreurs appellent. L’agent retrouve le bien, répond sur les charges et l’étage, pose vos questions sur le financement. Il propose ensuite les créneaux de visite du négociateur.

  2. Mardi, 14 h 30 : tout le monde est en visite

    Un propriétaire appelle pour faire estimer sa maison, et personne n’est au bureau. L’agent note l’adresse, le type de bien et le délai. Il pose le rendez-vous d’estimation avec le négociateur du secteur.

  3. Samedi, 17 h : un bien déjà vendu

    Un acquéreur appelle pour une annonce qui n’est plus disponible. L’agent le lui dit d’après la fiche, note ses critères et crée sa fiche acquéreur. Lundi, le négociateur peut lui proposer d’autres biens.

Ce que le négociateur retrouve

Le négociateur rappelle un contact qualifié, rattaché au bon bien, au lieu d’un numéro griffonné entre deux visites.

  • Fiche acquéreur

    Coordonnées, critères de recherche et état du financement, créés ou mis à jour dans votre logiciel de transaction.

  • Demande sur le bien

    L’appel est rattaché au mandat concerné, avec les questions posées par l’acquéreur.

  • Résumé et suite

    Visite posée, rappel demandé ou bien déjà vendu : le négociateur voit la suite à donner.

Ce qu’on branche

  • Logiciel de transaction

    Lecture des mandats et des annonces, création des contacts acquéreurs et vendeurs.

  • Agendas des négociateurs

    Créneaux libres par négociateur ou par secteur, et pose des visites et des estimations.

  • Téléphonie de l’agence

    Renvoi des appels en débordement, le soir ou le week-end, et transfert vers un négociateur quand c’est prévu.

Contraintes propres à l’agence immobilière

  • Informations sur le bien

    L’agent ne répond qu’à partir de la fiche du bien. Prix négociable, offres reçues ou situation du vendeur restent au négociateur.

  • Plusieurs agences

    Dans un réseau, chaque appel est routé vers l’agence et le négociateur qui portent le mandat.

  • Transparence

    L’appelant entend dès le début qu’il parle à une IA, comme l’impose l’article 50 de l’AI Act.

Essayez ce scénario au téléphone

La démo joue un accueil téléphonique générique : Clara identifie votre demande et prend votre message avec un créneau de rappel. Sur un projet d’agence, elle lit vos annonces et pose la visite dans l’agenda.

Accueil téléphonique

Clara, accueil du groupe Atlantis, identifie votre demande, vous oriente et prend votre message avec un créneau de rappel.

Accueil client

Alicia vous accueille et identifie votre demande, comme à un guichet.

Questions fréquentes

L’agent connaît-il nos annonces ?

Oui, s’il est branché sur votre logiciel de transaction. Il lit les fiches des biens en ligne et répond à partir de ce qui y figure.

Peut-il poser une visite seul ?

Oui, dans les créneaux que le négociateur a ouverts. Les règles se décident avec vous : visite directe, ou rappel par le négociateur avant de confirmer.

Que fait-il quand un acquéreur veut faire une offre ?

Il note l’intention et transfère l’appel au négociateur, ou prend un message s’il est indisponible. L’offre et la négociation restent entre les mains de l’agence.

Fonctionne-t-il pour un réseau de plusieurs agences ?

C’est le cas où il sert le plus : un même agent répond pour toutes les agences et range chaque appel au bon endroit.

Le numéro affiché sur les annonces change-t-il ?

Non. Les appels arrivent sur vos numéros habituels, ceux des annonces compris, et le standard téléphonique de l’agence les renvoie vers l’agent quand personne ne décroche ou en dehors des horaires.

Une secrétaire virtuelle d’agence immobilière peut-elle répondre aux locataires ?

Si vous avez une activité de gestion, oui : l’agent reconnaît un locataire ou un propriétaire bailleur, prend sa demande et la range dans le bon dossier, ou transfère l’appel au gestionnaire. Les règles se fixent avec vous.

Combien de temps pour mettre en place un standard téléphonique IA en agence immobilière ?

Le délai se cadre avec vous. Il dépend de votre logiciel de transaction, de l’organisation des agendas et de vos règles de visite. On commence souvent par les appels du soir et du week-end.

Une IA peut-elle remplacer l’assistante d’une agence immobilière ?

Non. Elle prend les appels que l’assistante et les négociateurs ne peuvent pas prendre. Si l’agence fait aussi de la gestion locative ou du syndic de copropriété, le même agent prend les appels des locataires et des copropriétaires, avec d’autres règles.

Les secteurs proches

Les cas d’usage

Chaque appel sur une annonce pris en charge

Montrez-nous votre logiciel de transaction et l’organisation de vos négociateurs : nous vous dirons comment l’agent s’y branche. Réservez un échange de 30 minutes avec un expert pour en discuter.

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